Успевать за изменениями в информационной и производственной средах, быть на связи с сотрудниками в любой момент, сократить издержки бюрократической машины - всё это способна делать система электронного документооборота, предложенная компанией "Открытый код". Эта система обеспечит автоматизацию деловых процессов на любом предприятии и в любой организации. Она позволит систематизировать большие массивы информации, даст возможность одновременной работы различных специалистов с одними и теми же документами, обеспечивается доступ к документам сотрудников территориально удаленных подразделений и прочее. К этой системе можно пристыковывать и другие производственные задачи. Например, радиочастотную идентификацию товаров (RFID) от системы поставки до сбыта.
Преимущества:
- Высокая степень автоматизации документооборота, уход об бумажных носителей;
- Оперативный доступ к документам всех специалистов предприятия в рамках служебных полномочий;
- Возможность интеграции с внешними ресурсами, и другими информационными системами.
- Отечественная разработка, имеющая высокую степень защищенности
- Обеспечение технической поддержки и сопровождения в режиме 24/7
Информационная система электронного документооборота предназначена для формирования электронного фонда документов и автоматизации процессов работы с ними. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами, такие как хранение, аудит, движение документов в организации, выполнение бизнес-процессов, с которым эти документы имеют отношение.
Система, предложенная компаний "Открытый код" обеспечивает возможность полной автоматизации деловых процессов.
В базовую версию Системы электронного документооборота входит подсистема электронного архива. Функциональные особенности данной подсистемы решают следующие задачи:
Повышает эффективность использования архивного фонда за счет систематизации больших массивов информации, возможности одновременной работы различных специалистов с одними и теми же документами, быстрого создания и анализа по заданному признаку подборок документов.
Обеспечивается доступ к документам сотрудников территориально удаленных подразделений.
Решает проблему сохранения целостности документации, так как при правильной организации хранения электронных документов невозможна их потеря, несанкционированное удаление и модификация.
В подсистема электронного архива встроены модули наполнения и актуализации электронного архива, модуля управления фондом архива, модуля документооборота, модуля задач и поручений, модуля работы с 3D-моделями и интеграционного модуля.
Подсистема наполнения и актуализации электронного архива обеспечивает возможность автоматизации и ведения единого учёта всех операций по технологическому циклу оцифровки документов и наполнения системы электронного муниципального архива, включая:
- первичный учёт документов;
- сканирование;
- проверка качества образов;
-
ретроконверсия:
- сепарация;
- ввод данных (в автоматизированном или ручном режиме);
- проверка данных (в автоматизированном или ручном режиме);
- формирование статистических данных по оцифрованным материалам;
- протоколирование и учёт действий операторов на протяжении всего цикла оцифровки;
- отслеживание статусов транзакций для каждого рабочего места (каждого пользователя), отправка незавершённых транзакций на повторное сканирование;
- интеграция и импорт данных в базу данных модуля управления фондом электронного архива.
Какие изменения принесет внедрение Системы электронного документооборота на Вашем предприятии:
- процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими;
- количество бумажных документов значительно сократится и повлечет за собой экономию денежных средств;
- выполнение задач станет более четким и управляемым;
- отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время.