На сегодняшний день единственной альтернативой большому количеству бумаг и документов, находящихся по тем или иным причинам на обязательном хранении, являются электронные архивы. Для того, чтоб найти нужную бумагу в обычной картотеке документов специалист затрачивает в среднем от 16 - 18 минут. Для того, чтобы найти этот же документ в электронном виде, специалисту понадобится меньше 30 секунд. Перевод бумажных носителей в цифровой вид в промышленных масштабах и размещение их в специально созданной электронной системе с возможностью архивирования, хранения, поиска и т.д. - уникальная компетенция компании "Открытый код".
Преимущества:
- высокая скорость обработки документов
- оперативный доступ к документам электронного архива для всех специалистов предприятия в рамках служебных полномочий;
- возможность интеграции с внешними ресурсами, информационными системами, мобильными приложениями и др.
- отечественная разработка, имеющая высокую степень защищенности
- обеспечение технической поддержки и сопровождения в режиме 24/7
В настоящее время практически все государственные учреждения сталкиваются с проблемами сохранения огромного количества бумажных документов и организации оперативного доступа к содержащейся в них информации. Традиционно эти проблемы решаются с помощью бумажных архивов. Однако это не отвечает требованиям времени: бумажные носители недолговечны, подвержены старению, могут быть искажены, утеряны или уничтожены. Все это может привести к невосполнимой утрате информации. Кроме того, структура расположения бумажных носителей в архиве предполагает использование только одного параметра при поиске необходимого документа (например, по годам или по алфавиту), что приводит к лишним трудозатратам и потерям времени при получении необходимой информации.
Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» на все органы власти ложится задача перехода к оказанию государственных услуг в электронном виде, безбумажному межведомственному взаимодействию – что невозможно выполнить без перевода имеющихся архивных документов в электронный вид.
Организация электронного архива позволит обеспечить решение следующих задач:
- надежное хранение документов;
- невозможность несанкционированного уничтожения документов;
- оперативный доступ к документам электронного архива для всех специалистов предприятия в рамках служебных полномочий;
- быстрый поиск нужной информации;
- электронный документооборот;
- непрерывность организационных процессов, связанных с использованием архивных документов.
Компания «Открытый код» предлагает комплексное решение, включающее перевод бумажной документации в электронный вид, а также создание и внедрение специализированной информационной системы работы с электронным архивом документов.
Предложение компании «Открытый код» включает следующий комплекс услуг:
- экспертную оценку специалистами объема и сложности работ, выбор соответствующего оборудования и технологии;
- безопасную транспортировку документов для оцифровки в защищенные по всем требованиям безопасности помещения компании Открытый код или временное размещение оборудования на территории Заказчика;
- систематизацию документов;
- расшивку и последующую брошюровку документов;
- оцифровку различных видов носителей информации, в т.ч. ветхих и неформатных, их обработку, верификацию и создание баз данных;
- разработку и наполнение электронного архива;
- поставку и развертывание профессиональных распределенных систем хранения данных (хранилищ данных);
- обеспечение информационной безопасности созданного архива и защиты персональных данных (при необходимости) на аппаратном и программном уровне;
- разработку и внедрение информационной системы, обеспечивающей работу с электронным архивом;
- загрузка оцифрованных данных в имеющуюся информационную систему (при наличии), при необходимости - её развитие и доработка;
- поставку профессионального сканирующего оборудования;
- аттестацию информационной системы и рабочих мест пользователей;
- интеграцию электронного архива с уже имеющимися у Заказчика внутренними информационными ресурсами;
- интеграцию электронного архива с внешними информационными ресурсами.
Таким образом, на первом этапе в целях сохранения информации необходимо перевести ее в электронный вид. Компания «Открытый код» для оцифровки документов использует только высококачественное оборудование от мировых производителей. Оно позволяет сканировать документы с большой скоростью и получать изображения высокого разрешения, отличного качества, без искажений, что в дальнейшем помогает распознавать полученный текст с большей точностью. Используемые промышленные сканеры в компании позволяют вести работы по оцифровке документов в круглосуточном режиме, который организуется при необходимости оперативного выполнения работ.
«Открытый код» также является поставщиком сканирующего оборудования крупных мировых промышленных фирм-производителей. Компания оказывает услуги по доставке, монтажу и наладке оборудования, а также проводит обучение по эксплуатации поставленного оборудования.
Работы могут производиться как на территории Заказчика в любом регионе Российской Федерации, так и на собственных площадках компании "Открытый код" и её партнеров.
Однако комплекс работ по оцифровке документов не решает всех проблем, связанных с работой архивов. Поэтому на втором этапе «Открытый код» предлагает к внедрению АИС «Электронный архив», созданную на основе отечественных технологий и собственной программной платформы.
Данное решение состоит из нескольких компонентов, связанных друг с другом: модулей наполнения и актуализации электронного архива, модуля управления фондом архива, модуля документооборота, модуля задач и поручений, модуля работы с 3D-моделями и интеграционного модуля. Модули наполнения и актуализации электронного архива обеспечивают возможность автоматизации и ведения единого учёта всех операций по технологическому циклу оцифровки документов и наполнения системы электронного архива, включая:
- первичный учёт документов;
- сканирование;
- проверку качества образов;
- ретроконверсию;
- сепарацию;
- ввод данных (в автоматизированном или ручном режиме);
- проверка данных (в автоматизированном или ручном режиме);
- формирование статистических данных по оцифрованным материалам;
- протоколирование и учёт действий операторов на протяжении всего цикла оцифровки;
- отслеживание статусов транзакций для каждого рабочего места (каждого пользователя) и отправку незавершённых транзакций на повторное сканирование;
- интеграцию и импорт данных в базу данных модуля управления фондом электронного архива.
«Открытый код» выполняет заказы в этой области любой степени сложности, объёмом от сотен до миллионов листов, и гарантирует конфиденциальность предоставляемой информации. Компания обладает всеми необходимыми лицензиями ФСБ и ФСТЭК на предоставление услуг в области информационной безопасности и защиты передачи данных, а также многолетним опытом по разработке, внедрению и сопровождению сложных информационных систем. Заказчиками и партнерами компании являются государственные организации, предприятия сферы услуг, финансовые, энергетические, добывающие и производственные компании Самарской области, других регионов Российской Федерации и зарубежья.
На данный момент «Открытый код» успешно реализовал ряд проектов по созданию электронных архивов, в том числе такие как «Создание электронного архива актовых записей гражданского состояния», «Создание электронного архива областных краеведческих изданий», «Разработка информационной системы электронного архива» и др.