Системы электронного документооборота

Успевать за изменениями в информационной и производственной средах, быть на связи с сотрудниками в любой момент, сократить издержки бюрократической машины - всё это способна делать система электронного документооборота, предложенная компанией "Открытый код".   Эта система обеспечит автоматизацию деловых процессов на любом предприятии и в любой организации. Она позволит систематизировать  большие массивы информации, даст возможность одновременной работы различных специалистов с одними и теми же документами, обеспечивается доступ к документам сотрудников территориально удаленных подразделений и прочее. К этой системе можно пристыковывать и другие производственные задачи. Например, радиочастотную идентификацию товаров (RFID) от системы поставки до сбыта. 

Преимущества:

  • Высокая степень автоматизации документооборота, уход об бумажных носителей;
  • Оперативный доступ к документам всех специалистов предприятия в рамках служебных полномочий;
  • Возможность интеграции с внешними ресурсами, и другими информационными системами.
  • Отечественная разработка, имеющая высокую степень защищенности
  • Обеспечение технической поддержки и сопровождения в режиме 24/7

Информационная система электронного документооборота предназначена  для формирования электронного фонда документов и автоматизации процессов работы с ними. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции  с документами, такие как хранение, аудит, движение документов в организации, выполнение бизнес-процессов, с которым эти документы имеют отношение.

Система, предложенная компаний "Открытый код" обеспечивает возможность полной автоматизации деловых процессов.

В базовую версию Системы электронного документооборота входит подсистема электронного архива. Функциональные особенности данной подсистемы решают следующие задачи: 

Повышает эффективность использования архивного фонда за счет систематизации больших массивов информации, возможности одновременной работы различных специалистов с одними и теми же документами, быстрого создания и анализа по заданному признаку подборок документов.

Обеспечивается доступ к документам сотрудников территориально удаленных подразделений.

Решает проблему сохранения целостности документации, так как при правильной организации хранения электронных документов невозможна их потеря, несанкционированное удаление и модификация.

В подсистема электронного архива встроены модули наполнения и актуализации электронного архива, модуля управления фондом архива, модуля документооборота, модуля задач и поручений, модуля работы с 3D-моделями и интеграционного модуля.

Подсистема наполнения и актуализации электронного архива обеспечивает возможность автоматизации и ведения единого учёта всех операций по технологическому циклу оцифровки документов и наполнения системы электронного муниципального архива, включая:

  • первичный учёт документов;
  • сканирование;
  • проверка качества образов;
  • ретроконверсия:
    • сепарация;
    • ввод данных (в автоматизированном или ручном режиме);
    • проверка данных (в автоматизированном или ручном режиме);
  • формирование статистических данных по оцифрованным материалам;
  • протоколирование и учёт действий операторов на протяжении всего цикла оцифровки;
  • отслеживание статусов транзакций для каждого рабочего места (каждого пользователя), отправка незавершённых транзакций на повторное сканирование;
  • интеграция и импорт данных в базу данных модуля управления фондом электронного архива.

Какие изменения принесет внедрение  Системы электронного документооборота на Вашем предприятии:

  • процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими;
  • количество бумажных документов значительно сократится и повлечет за собой экономию денежных средств;
  • выполнение задач станет более четким и управляемым;
  • отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время.
×
×
×
×